問い合わせの自動返信メール例文｜4つの要素と業種別・場面別の文面、設定の注意点

問い合わせフォームの自動返信メールを用意したいけれど、何を書けばいいのかで手が止まっている。ていねいな文章をゼロから考えようとすると、それだけで時間がかかります。この記事は、そうした状況にある小さなお店・教室・事務所の方に向けて、そのまま土台にできる例文をまとめたものです。

先に、要点をまとめます。

• 自動返信メールは「受付完了・返信の目安・急ぎの連絡先・送信内容の控え」の4要素を並べれば書けます
• 業種によって変えるのは、お客様が特に気にする点の1〜2文だけです。営業時間外や休業中などの場面では、返信の目安を書き換えます
• 例文は、店名・連絡先・返信の目安の3か所を自社の内容に置き換えてから使います。守れない返信時間を書くと、かえって信頼を損ねます

自動返信メールには、何を書けばいい？

「受付完了」「返信の目安」「急ぎの連絡先」「送信内容の控え」の4要素を順番に並べれば、業種を問わず使える基本形になります。

フォームを送信したお客様が自動返信メールで確かめたいのは、次の4つです。

1. ちゃんと届いたか（受付完了）
2. いつまでに返事が来るか（返信の目安）
3. 急ぎのときはどうすればいいか（急ぎの連絡先）
4. 自分が何を送ったか（送信内容の控え）

この4つがそろっていれば、文章が短くてもお客様は次に何が起きるかを把握できます。返信スピードの運用ルールは問い合わせへの返信が遅いと機会損失に？24時間ルールと自動返信の整え方で解説しています。この記事では、文面そのものの書き方に絞ります。

そのまま土台にできる基本の例文

件名には店名と「自動送信」を入れ、本文は4要素を上から順に並べます。

どの業種にも当てはまる基本形です。件名・本文の順に紹介します。

件名の例

【○○（店舗・会社名）】お問い合わせを受け付けました（自動送信）

件名に「自動送信」と入れておくと、お客様は「まだ担当者が読む前の受付メールだ」と分かります。後から届く本返信を待つ間の問い合わせの重複も減らせます。

件名は、用途に合わせて次のように変えても構いません。

• 【○○】ご予約のお問い合わせを受け付けました（自動送信）
• 【○○】お見積もりのご依頼を受け付けました（自動送信）
• 【○○】体験レッスンのお申し込みを受け付けました（自動送信）

本文の例

○○ 様

このたびはお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 以下の内容で承りました。

―――――――――――― お名前：（自動反映） メールアドレス：（自動反映） お問い合わせ内容：（自動反映） ――――――――――――

内容を確認のうえ、2営業日以内に担当者よりご連絡いたします。 お急ぎの場合は、お手数ですがお電話（03-〇〇〇〇-〇〇〇〇／平日9:00〜18:00）にてご連絡ください。

※このメールは自動送信されています。このメールに返信いただいても、確認ができない場合がございます。

○○（店舗・会社名）

この例文で大事なのは、「2営業日以内」という具体的な期限と、「このメールに返信いただいても確認ができない場合がございます」という一文です。前者は待ち時間の見通しを伝え、後者はお客様が自動返信メールにそのまま返信して行き違いになるのを防ぎます。送信専用のアドレスから送る場合は、この一文を必ず入れます。

業種によって、何を書き足せばいい？

4要素は共通です。業種ごとに、お客様が特に気にしている点を1〜2文足します。

美容室・サロン：希望日時と持ち物の案内を添える

美容室やサロンへの問い合わせは、予約が取れるかの確認が中心です。基本形に、希望日時への返事の目安と、来店時の持ち物案内を添えます。

このたびはお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 ご希望の日時について、空き状況を確認のうえ、1営業日以内にご連絡いたします。

なお、初めてご来店の方は、会員登録の際に本人確認書類をご持参いただいております。 お手数ですが、あらかじめご了承ください。

予約の可否は早く知りたい情報です。短めの期限を守れる体制なら、「1営業日以内」のように書きます。

飲食店：人数・コースの確認と電話予約の案内を添える

飲食店では、宴会や記念日の予約問い合わせで人数やコースの確認が発生します。

このたびはお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 ご予約人数やご希望のコースについて、確認のうえ折り返しご連絡いたします。

繁忙期は返信までお時間をいただく場合がございます。 お急ぎの場合は、お電話（03-〇〇〇〇-〇〇〇〇）にて直接ご予約を承っております。

当日や翌日の予約は、メールより電話のほうが早く確定する場合があります。そのことを正直に案内しておくと、お客様が連絡手段を選べます。

士業・専門家：秘密保持と初回相談の条件を添える

税理士・行政書士・社会保険労務士などへの問い合わせには、お金や家族、雇用に関わる情報が含まれることがあります。送った内容の扱いを不安に感じるお客様もいます。

このたびはお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 ご相談内容は厳重に管理し、第三者に開示することはございません。

内容を確認のうえ、2営業日以内に担当者よりご連絡いたします。 初回のご相談は○分まで無料で承っております。

初回相談が無料か有料か、無料なら時間や範囲を書いておくと、お客様は次の相談に進むかどうかを判断できます。事務所の料金・守秘の扱いと食い違わないように、ホームページの記載と合わせて確認します。

教室・スクール：体験レッスンの流れを添える

教室やスクールへの問い合わせは、体験してから決めたいという段階のものがあります。

このたびはお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 体験レッスンのご案内も含めて、2営業日以内に担当者よりご連絡いたします。

体験レッスンは予約制となっております。 お持ち物や服装についてご不明な点があれば、お気軽にお申し付けください。

受付の段階で「次に体験レッスンの日程調整がある」と分かれば、お客様は返信を待つ間に予定を考えておけます。

工務店・リフォーム：現地確認の要否と費用を添える

工務店やリフォーム業への問い合わせは、「まず見に来てもらえるのか」という確認から始まることがあります。現地確認の要否と、その費用の有無を書いておきます。

このたびはお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 内容を確認のうえ、2営業日以内に担当者よりご連絡いたします。

正式なお見積もりには、現地確認が必要となる場合がございます。 現地確認・お見積もりは無料で承っております。

現在の状態が分かるお写真をお送りいただけますと、より具体的なご回答が可能です。

出張費や見積もり費用がかかるかどうかは、問い合わせたお客様が気にする点です。無料か有料か、実際の条件どおりに書きます。

営業時間外や休業中は、どう書き換える？

場面によって変わるのは「返信の目安」の一文です。いつから対応を再開するかを日付で書きます。

受付の4要素はそのままで、返信の目安の部分だけを差し替えます。

営業時間外・定休日に届いた問い合わせ

本日は定休日のため、翌営業日（○月○日）以降に担当者よりご連絡いたします。

営業時間外の受信に自動で文面を切り替えられない場合は、基本形の返信の目安に「定休日（毎週○曜日）にいただいたお問い合わせは、翌営業日以降のご連絡となります」と1文足しておきます。

年末年始・夏季休業などの長期休業中

誠に勝手ながら、○月○日（○）から○月○日（○）まで休業いたします。 休業期間中にいただいたお問い合わせには、○月○日（○）以降、順にご連絡いたします。

休業期間は、ホームページのお知らせ欄やGoogleマップの営業時間と同じ日付にそろえます。お知らせ欄での告知の書き方はホームページの「お知らせ」欄の書き方と更新のコツで解説しています。休業が終わったら、元の文面に戻すのを忘れないように、再開日に予定を入れておきます。

問い合わせが集中している時期

ただいまお問い合わせを多くいただいており、ご連絡まで通常より日数をいただいております。 ○営業日以内を目安にご連絡いたしますので、恐れ入りますがお待ちください。

例文をそのまま使うと、何が起きる？

店名・連絡先・返信の目安が自社の実情と合わないまま送られ、「書いてあった期限までに返事が来ない」という行き違いが起きます。

例文を貼り付ける前に、次の3点を確認します。

1つ目は、電話番号・受付時間・返信の目安が自社の実情に合っているかです。例文の「2営業日以内」は書き方の例です。メールを確認する頻度から、実際に守れる期限に置き換えます。「2営業日と書いてあったのに、1週間たっても連絡がない」となると、自動返信を送らなかった場合よりも印象が悪くなります。

2つ目は、店名・署名が自社のものになっているかです。「○○」のまま送られてしまう事故は、テスト送信をしていれば防げます。

3つ目は、業種ごとの一言が入っているかです。基本形だけでも受付の役割は果たせますが、士業なら秘密保持、美容室なら予約の可否のように、お客様が一番知りたい点が書かれていないと、本返信までその不安が残ります。

設定するときに見落としやすい3つのポイント

送信テスト、差出人名、休業期間後の戻し忘れの3つです。

見落とし1：送信テストをせずに公開してしまう

文面を設定したら、自分がふだん使うアドレスとは別のメールアドレス（GmailやYahoo!メールなど）宛にテスト送信します。受信箱に届くか、迷惑メールフォルダに振り分けられていないかを確認します。届かない場合は、送信元のドメインの設定を確認する必要があります。迷惑メール対策の全体像は問い合わせフォームに迷惑メールが届く原因と対策でも扱っています。

見落とし2：差出人名が「no-reply」のままになっている

システムの初期設定のまま「no-reply@〇〇.com」という差出人で届くと、お客様はどこからのメールか判断しにくくなります。差出人名を「○○（店舗名）」に変更できる場合は変更しておきます。

見落とし3：休業期間用の文面を戻し忘れる

年末年始などに休業用の文面へ切り替えたら、再開日に元の文面へ戻します。戻し忘れると、休業明けの問い合わせにも「休業中のため」と返してしまいます。

自動返信メールは、どこで設定する？

問い合わせフォームのツールに自動返信の機能があれば、その文面欄に入力します。機能がない場合は、通知メールを受け取ってからテンプレートで返す運用にします。

自動返信の設定場所は、使っているフォームのツールによって異なります。フォーム作成ツールの中には、管理画面に自動返信の文面欄を用意しているものがあります。まずは自社の管理画面を開き、「自動返信」「サンクスメール」「受付メール」といった名前の設定があるかを確認します。

おもてらいとの問い合わせフォームには、お客様へ自動返信メールを送る機能はありません（2026年9月25日時点）。届いた問い合わせは管理画面に保存され、事業者側に通知メールが届く仕組みです。通知メールの送信先や件名・本文は、基本情報の編集画面で設定できます。詳しい手順は問い合わせの受け取り方と返信管理で案内しています。

自動返信の機能がないフォームでも、この記事の例文は使えます。通知メールを受け取ったら、例文を「受付のご連絡」として送り、その後に本返信を送る運用です。Gmailのパソコン版では、設定の「詳細設定」で「テンプレート」を有効にすると、よく使う文面を保存して呼び出せます（モバイルアプリでは使えません。手順はGmail ヘルプで確認できます）。この運用では送信が自動にならないため、返信の目安は、通知メールを確認できる頻度に合わせて決めます。

まとめ：まずは4要素がそろっているかを確認する

自動返信メールは、完璧な文章を目指す必要はありません。受付完了・返信の目安・急ぎの連絡先・送信内容の控えの4要素がそろっていれば、受付メールとしての役割は果たせます。

いま使っている自動返信メール（設定していない場合は、問い合わせに最初に返しているメール）を開き、4要素がそろっているかを確認してみてください。足りない要素があれば、この記事の例文から該当する一文を足します。

よくある質問

Q. 自動返信メールと、通常の返信メールは何が違いますか？

自動返信メールは、お客様がフォームを送信した瞬間にシステムが自動で送る受付完了メールです。人による確認や回答は含まれません。「届いたことの証明」と「返信目安の伝達」が役割で、詳しい回答は別途、担当者による本返信で行います。

Q. 文例をそのまま使っても大丈夫ですか？

そのままの使用はおすすめしません。特に電話番号・営業時間・返信目安の時間は、自社の実情に置き換える必要があります。守れない時間を書いてしまうと、かえって信頼を損ねる原因になります。最低限、店舗名・連絡先・返信目安の3箇所は自社の言葉に変更してください。

Q. 業種によって文面の長さは変えるべきですか？

はい。士業のように相談内容が複雑になりやすい業種はやや丁寧に、美容室のように予約の可否を早く知りたい業種は簡潔に、という調整が向いています。ただし基本の4パーツ（受付完了・返信目安・緊急連絡先・送信内容の控え）自体は業種を問わず共通です。

Q. 自動返信メールが届いているか、どうやって確認すればいいですか？

自分が使っているメールアドレス以外に、GmailやYahoo!メールなど別のアドレスを用意してテスト送信するのが確実です。受信箱に届くか、迷惑メールフォルダに振り分けられていないかを必ず確認してください。届かない場合は、送信元のドメイン設定に問題がある可能性があります。

Q. 返信目安の時間は、どれくらいに設定するのが適切ですか？

実際に守れる時間を書くことが最優先です。毎日メールを確認できるなら「1営業日以内」、確認が週に数回なら「3営業日以内」のように、受信を確認する頻度から決めます。繁忙期や休業日など対応が遅れる時期がわかっている場合は、その期間だけ目安を長めに変更します。

Q. おもてらいとの問い合わせフォームで、お客様への自動返信メールは送れますか？

送れません。おもてらいとの問い合わせフォームは、届いた内容を管理画面に保存し、事業者側に通知メールを送る仕組みです。お客様への受付メールは、通知メールを受け取ったあと、この記事の文例をメールソフトのテンプレートに登録して送る運用で対応できます。