問い合わせの受け取り方と返信管理

問い合わせフォームから届いた内容は、どこで確認すればいいのでしょうか。ここでは「お問い合わせを見る」画面の使い方と、通知メールの設定方法をご案内します。

先に、要点をまとめます。

• 管理画面でできるのは「確認」「既読/未読の切り替え」「削除」の3つ
• 返信そのものは、表示されたメールアドレスからお使いのメールソフトで行う
• 通知メールの送信先は「基本情報」の編集画面で設定する

問い合わせ一覧の見方

「お問い合わせを見る」画面を開くと、届いた問い合わせが一覧表示されます。列は「受信日」「状態」「氏名+メールアドレス」「件名+本文の一部」「操作」です。

状態は「未読」「既読」の2つだけで、未読の問い合わせは行の背景が目立つ色で表示されます。行をクリックすると詳細が開き、自動で既読に変わります。

氏名・メールアドレス・件名・本文でのキーワード検索や、受信日の範囲での絞り込みもできます。

問い合わせの詳細と返信の方法

行をクリックすると「お問い合わせ詳細」が開き、氏名・メールアドレス・受信日時・状態・件名・送信内容（フォームに入力されたすべての項目）が確認できます。

ここで大事な点があります。管理画面から直接返信を送る機能はありません。 詳細画面に表示されるメールアドレスはmailto:リンクになっていて、クリックするとお使いのメールソフトが開き、そこから通常のメールとして返信する流れになります。届いた通知メールは返信先が問い合わせた方のアドレスになっているため、通知メールにそのまま返信しても相手に届きます。返信の文面は、場面別の問い合わせへの返信メール例文を土台にできます。

対応が終わったら「既読にする」のままにしておくか、必要に応じて「未読に戻す」で目印として使うこともできます。不要になった問い合わせは「削除」で消去できます（確認ダイアログが表示されます）。

「対応中」のようなステータス管理はできますか？

現在の仕組みは「未読/既読」の2状態のみで、対応中・対応済みのような細かい管理機能はありません。複数人で問い合わせに対応している場合は、「返信が済んだら既読にする」というルールを社内で決めておくと、シンプルに運用できます。

通知メールの設定はどこで行いますか？

問い合わせが届いたことをメールで知りたい場合、この画面ではなく「基本情報」の編集画面（お問い合わせフォームの設定）で設定します。

• 「送信先メールアドレス」— To・CC・BCCをそれぞれ設定できます。未設定の場合は、登録しているアカウントのメールアドレスに自動で送信されます
• 「通知メールのテンプレート」— 件名・本文をカスタマイズでき、差出人名や送信日時、入力内容などを自動で埋め込むための項目も用意されています。内容を変えすぎて分かりにくくなった場合は「初期に戻す」でテンプレートを元に戻せます

返信を遅らせないために、何を決めておけばいい？

問い合わせ管理の仕組みがわかったら、次は誰がいつ受信を確認して返信するかを決めます。返信が遅れると、お客様はほかのお店にも問い合わせを始めることがあります。受信を確認する人と時間、休みの日の引き継ぎの決め方は、コラム問い合わせへの返信が遅いと機会損失に？で紹介しています。

まとめ：確認と管理は画面で、返信はメールソフトで

問い合わせ管理画面は「届いた内容を把握し、対応状況を記録する場所」で、実際の返信はお使いのメールソフトから行います。通知メールの送信先をきちんと設定しておけば、問い合わせを見逃す心配もありません。