問い合わせへの返信メール例文｜料金・予約・見積もり・お断りの場面別テンプレート

問い合わせフォームからメールが届いた。何を聞かれているかは分かるのに、返信の書き出しで手が止まり、気づけば翌日になっている。そんな経験のある小さなお店・会社の方に向けて、場面ごとにそのまま書き換えて使える返信の例文をまとめました。

ここで扱うのは、人が読んで書く「本返信」です。フォーム送信の直後に届く受付メール（自動返信）の文面は、問い合わせの自動返信メール例文で別に整理しています。

先に、要点をまとめます。

• 返信は「件名・宛名とお礼・答え・次にしてほしいこと・署名」の5つの部品で組み立てます
• 場面ごとに書き換えるのは「答え」と「次にしてほしいこと」の2か所だけです。残りはひな形のまま使い回せます
• 料金・予約・見積もり・お断り・返信の遅れ・お礼の6場面の例文と、送る前に確かめる5項目を載せています

問い合わせへの返信メールには、何を書けばいい？

件名・宛名とお礼・答え・次にしてほしいこと・署名の5つです。答えは本文の最初の2行に置きます。 お客様が知りたいのは、聞いたことへの答えと、次に自分が何をすればいいかの2点だからです。

それぞれの部品で書くことは次のとおりです。

1. 件名：「Re:」を残したまま返します。お客様が自分の問い合わせへの返事だとすぐ分かります
2. 宛名とお礼：相手の名前と、問い合わせへのお礼を1行で書きます。名乗りもここに入れます
3. 答え：聞かれたことに結論から答えます。条件で変わる場合は、その条件を1つ添えます
4. 次にしてほしいこと：お客様が次にすることを1つだけ、期限と一緒に書きます。「ご希望の日時を3つお知らせください」のような形です
5. 署名：店名、電話番号、営業時間を毎回入れます。急ぎのときの連絡手段が伝わります

あいさつ文を長く書く必要はありません。小さなお店への問い合わせの多くは「いくらですか」「空いていますか」「お願いできますか」のどれかで、答えが先に書いてあるほど、お客様は次の行動を決めやすくなります。

そのまま土台にできる基本の返信文は？

5つの部品を上から並べた形が基本です。 まずこのひな形をメールソフトの署名や定型文に登録しておくと、場面ごとに2か所を書き換えるだけで返信できます。

○○ 様

お問い合わせありがとうございます。○○（店名）の△△です。

（ここに答え：聞かれたことへの結論と、条件があれば1つ）

（ここに次にしてほしいこと：相手がすることを1つと、その期限）

ご不明な点があれば、このメールにそのままご返信ください。

―――――――――――― ○○（店名）　担当：△△ 電話：00-0000-0000（受付 10:00〜18:00／火曜定休） ――――――――――――

以下の6場面では、この「答え」と「次にしてほしいこと」の部分だけを差し替えた例を紹介します。店名・金額・日時は自社のものに置き換えてください。

料金を聞かれたときは、どう返す？

金額を先に書き、税込か税抜か、金額が変わる条件を添えます。 「メニューによります」だけで返すと、お客様はもう一度問い合わせることになります。

○○ 様

お問い合わせありがとうございます。○○の△△です。

カットの料金は税込4,400円です。ロングヘアの方は、税込550円を追加でいただいております。

ご予約の際は、このメールにご希望の日時をご返信いただくか、お電話でお知らせください。

国税庁は、見積書・契約書・請求書などは消費税の総額表示義務の対象にならないと説明しています（タックスアンサーNo.6902の質疑応答）。義務の対象でなくても、税込か税抜かが書いていない金額は、あとで「聞いていた金額と違う」という行き違いのもとになります。返信で金額を伝えるときは、どちらの金額かを毎回書き添えます。

ホームページの料金表と返信の金額がずれていないかも、このときに確かめます。料金を改定した直後は、古い金額のまま返してしまいやすいところです。料金表の書き換えとお知らせの出し方は値上げ（価格改定）のお知らせ文例で整理しています。

予約や空き状況を聞かれたときは？

空いている日時を具体的に2〜3つ挙げ、どこまで仮に押さえておくかを書きます。 「いつでも大丈夫です」と返すと、お客様が候補を考え直すことになり、やり取りが1往復増えます。

○○ 様

お問い合わせありがとうございます。○○の△△です。

ご希望の土曜日は、次の時間でしたらご案内できます。 ・10月18日（土）10:00〜 ・10月18日（土）14:30〜 ・10月25日（土）11:00〜

ご都合のよい時間を、10月15日（水）中にこのメールでお知らせください。それまでは上記の枠をお取り置きしています。

取り置きの期限を書いておくと、返事がないまま枠をふさいでしまうことを防げます。日付には曜日を添え、送る前にカレンダーで曜日が合っているかを確かめます。

見積もり依頼に、すぐ金額を出せないときは？

受け取ったことと、金額を出すのに足りない情報、回答する日を先に返します。 金額を出すまで黙っていると、お客様は届いたかどうかも分からないまま待つことになります。

○○ 様

お見積もりのご依頼ありがとうございます。○○の△△です。

正確な金額をお出しするため、次の3点を教えていただけますか。 ・お部屋の広さ（○畳、または○平方メートル） ・ご希望の作業日（候補を2〜3日） ・駐車スペースの有無

いただいた内容をもとに、10月16日（木）までにお見積もりをお送りします。お写真があれば、このメールに添付していただくと、より正確にお出しできます。

聞き返す項目は、金額が変わるものだけに絞ります。項目が多いと、お客様は答えるのをためらいます。毎回同じことを聞き返しているなら、その項目を問い合わせフォームの入力欄に加えておくと、最初の返信で金額まで出せるようになります。

対応できない依頼を断るときは？

断る理由を1文で伝え、代わりにできることがあれば添えます。 断る返信は書きにくく後回しになりがちですが、返事がないとお客様はほかを探してよいのか分からないまま待つことになります。

○○ 様

お問い合わせありがとうございます。○○の△△です。

大変申し訳ありませんが、ご依頼の○○市は、現在の対応エリア（△△市・□□町）の外のため、お引き受けできません。

○○市内で同じ作業を受けている事業者を探す場合は、地域名と作業名で検索していただくと見つけやすいかと思います。またの機会がございましたら、よろしくお願いいたします。

断る理由は、エリア・日程・作業の範囲など、お客様が自分で確かめられる事実にとどめます。日程が理由なら、受けられる日程を1つ示すと、断りの返信が予約につながることもあります。

返信が遅れてしまったときは？

遅れたことを1文でおわびし、すぐに答えを書きます。 遅れた理由を長く説明するより、待たせた分だけ早く答えにたどり着ける文面のほうが、お客様の負担が少なくなります。

○○ 様

お問い合わせいただいていたにもかかわらず、ご返信が遅くなり申し訳ありません。○○の△△です。

お問い合わせの体験レッスンは、毎週水曜日16:00〜17:00に行っています。料金は税込1,100円です。

参加をご希望の場合は、ご希望の日付をこのメールでお知らせください。

すでにほかで予約を済ませているかもしれないので、「もしまだご検討中でしたら」と一言添えても構いません。返信が遅れる原因が受信の見落としにある場合は、問い合わせへの返信が遅いと機会損失に？で、受信を確認する人と時間の決め方を紹介しています。

お礼や感想のメールには、どう返す？

お礼を返し、いただいた言葉のどこがうれしかったかを1つ具体的に書きます。 定型のお礼だけだと、せっかくの感想に対して事務的な印象になります。

○○ 様

ご丁寧にありがとうございます。○○の△△です。

「説明が分かりやすかった」とのお言葉、スタッフ一同とても励みになりました。次回のご来店の際も、気になることがあれば何でもお聞きください。

感想をホームページの「お客様の声」に載せたい場合は、このお礼の返信とは分けて、掲載してよいか・お名前をどう表示するかを改めて確認します。お礼の流れで掲載をお願いすると、断りにくく感じさせてしまうためです。掲載の許可の取り方はホームページに「お客様の声」を載せると効果はある？で詳しく扱っています。

送る前に確かめることは？

宛先、名前、金額と日付、添付、ほかのお客様の情報の5つです。 例文を使い回すほど、前の返信の内容が残ったまま送ってしまう間違いが起きやすくなります。

1. 宛先：返信先が問い合わせた方になっているか。社内の人をCCに入れている場合、「全員に返信」を押すと、社内のアドレスも一緒に相手へ見える形で送られることがあります
2. 名前：宛名の漢字と、前に使った例文の名前が残っていないか
3. 金額と日付：税込・税抜の別、日付と曜日の組み合わせが合っているか
4. 添付：「添付します」と書いたファイルが付いているか
5. ほかのお客様の情報：前のやり取りの引用や、別のお客様の名前・連絡先が本文に残っていないか

5つ目は特に注意します。問い合わせの内容には名前や電話番号が含まれるため、別のお客様へ誤って送ると、その方の個人情報を第三者に伝えることになります。

おもてらいとでは、届いた問い合わせにどう返信する？

通知メールに「返信」するか、管理画面の問い合わせ詳細にあるメールアドレスから、お使いのメールソフトで返信します。 管理画面から直接返信を送る機能はありません。

おもてらいとのお問い合わせフォームから届く通知メールは、返信先が問い合わせた方のメールアドレスになっています。メールソフトで通知メールに返信すれば、そのまま相手に届きます。ただし、通知メールのCCに社内のアドレスを設定している場合は、前の章の1つ目のとおり「全員に返信」を使わないようにします。

管理画面の「お問い合わせを見る」では、届いた問い合わせの一覧と詳細の確認、未読・既読の切り替え、削除ができます。「返信が済んだら既読にする」と決めておくと、未読のまま残っているものが未対応の問い合わせになります。画面ごとの操作は問い合わせの受け取り方と返信管理で案内しています。

例文をそのまま使うときに気をつけることは？

例文は骨組みとして使い、答えの部分は毎回お客様の質問に合わせて書きます。 質問とずれた答えをひな形のまま返すと、読んでいないと受け取られてしまいます。

よくあるのは、次の3つです。

• 2つ質問されているのに、1つにしか答えていない。質問が複数あるときは、答えも箇条書きで並べます
• 「詳しくはホームページをご覧ください」とだけ返す。ページを案内するときは、答えを書いたうえでURLを添えます
• 「ご検討ください」で終わる。次にお客様がすることが書いていないと、そこでやり取りが止まります

よくある質問

Q. 問い合わせへの返信で、件名は変えたほうがいいですか？

変えずに「Re:」を残したまま返信するのが基本です。お客様が自分の問い合わせへの返事だとすぐ分かり、やり取りも1つの流れにまとまります。話題が変わったときや、予約が確定したときだけ「【ご予約確定】」のように件名を足します。

Q. 料金を返信するとき、税込と税抜のどちらで書けばいいですか？

国税庁は、見積書・契約書・請求書などは消費税の総額表示義務の対象にならないとしています。ただし、どちらの金額か書いていないと行き違いの原因になるため、「税込○○円」のように、どちらの金額かを毎回明記します。

Q. 対応できない依頼は、返信せずにそのままにしてもいいですか？

迷惑メールや営業メールでなければ、断る場合も返信します。返事がないと、お客様はほかを探してよいのか分からないまま待つことになります。断る理由を1文で伝え、紹介できる代わりの方法があれば添えます。

Q. おもてらいとの管理画面から、問い合わせに返信できますか？

管理画面から直接は送れません。届いた通知メールに返信するか、問い合わせ詳細のメールアドレスから、お使いのメールソフトで返信します。通知メールは返信先が問い合わせた方のアドレスになっているため、そのまま返信すれば相手に届きます。

まとめ：場面ごとの2か所を、先に用意しておく

問い合わせへの返信は、件名・宛名とお礼・答え・次にしてほしいこと・署名の5つで組み立てます。場面によって変わるのは「答え」と「次にしてほしいこと」だけなので、よく聞かれる場面の分だけ、この2か所を先に書いておけば、届いたその日に返せる状態を作れます。

まずは直近1か月に届いた問い合わせを見返し、多かった質問を2つ選んで、その答えの部分だけを書いてみてください。メールソフトの定型文に登録すれば、次に同じ質問が来たときから使えます。

確認した一次資料（2026年10月13日）

• 国税庁：No.6902「総額表示」の義務付け（質疑応答）